自治会規約



      施行日 平成25年4月1日
サレジオ団地自治会規約

 

 改定日 平成26年4月1日

 

第1章 総則

(名称及び事務所)

第1条    本会はサレジオ団地自治会(以下「本会」という)と称する。

事務所は会長宅とする。

 

(区域)

第2条    本会の区域は、調布ヶ丘4丁目2番から9番のサレジオ団地内とする。

当会は、昭和32年のサレジオ学園前団地完成により発足したものである

 

(会員)

第3条 本会の会員は、第2条に定める区域に住所を有する世帯をもって構成する。

2 本会へ入会及び退会の届け出があったときは、正当な理由なくこれを拒んではならない。

 

(目的)

第4条 本会は、会員相互の絆作り及び防災・防火・安全の観点に基づいて、地域課題の解決等に取り組むことにより、安心で住みよい地域社会の形成に資することを目的とする。

 

(活動)

第5条 本会は、第4条の目的を達成するため、次の活動を行う。

(1)会員相互の親睦に関すること

(2)お年寄りや子供の見守りに関すること

(3) 防災、防火、交通安全に関すること

(4) 住民相互の連絡、広報に関すること

(5) その他、会の目的の達成に必要と認められること

 

(個人情報保護の取り扱い)

第6条 本会が自治会活動を推進するため必要とする個人情報の取得、利用、提供

および管理については、「個人情報取扱方法」に定め、適正に運用するものとする。

 

第2章 役員及び活動部会

(役員の種別)

第7条 本会に、次の役員を置く。

(1)会長    1名 

(2)会計    1名 

(3)監事    1名 

(4)班長    各班1名 

(5)活動部会長、各部会1

 

(役員の選任)
第8条 会長、会計及び監事は、次の方法で選任し総会において、会員の承認を得る。
(1)会長は、次期候補者が複数の場合、お互いの話し合いで、候補者がない場合は班単位の持ち回りとし、班内の会員の中から互選により選出する。
(2)会計は、前年度会長とする。
(3)監事は、前々年度会長とする。
2 班長は、各班内持ち回りとし、原則として各班内の会員の中から、話し合いにより選出する。

3 監事は、会長、会計と兼ねることはできない。

4 単身高齢者世帯等、特殊な事情が認められる時は役員担当の対象外とすることができる。

 

(役員の職務)

第9条 役員は、次の職務を行う。

(1)会長は、本会を代表し、会務を総括する。

(2)会計は、本会の会計事務を処理する。

(3)班長は、会員との連絡調整にあたる。

(4)監事は、本会の活動及び会計事務について監査を行い、毎年定期総会に報告する。会計事務及び諸活動について問題となる事実を発見したときは、総会に報告することとし、報告のために必要があると認めるときは、臨時総会の開催を請求する。

(5)活動部会長は会長の承認を得て、会務を分担する。

 

(役員の任期)

第10条 役員の任期は、1年とする。ただし、再任を妨げない。

2 補欠により選任された役員の任期は、前任者の残任期間とする。

 

(役員の解任)

第11条 役員が、規約に違反したとき又は本会の名誉を傷つける行為をしたときは、総会の議決により解任することができる。

 

(活動部会)
第12条 

当会に、次の活動部会を置く。

(1)広報部会 会員の有効な情報共有に関する事項を推進、自治会掲示板の運用及び各種回覧物の情報仕分け等を行う。

(2)防災部会 地域の安全に関する事項を企画推進、また自治体、各種団体等と協働推進する。

(3)必要と認めた時に、総会あるいは役員会の承認を得て活動部会を設けることが出来る。

 

 

第3章 総会

(総会の構成)

第13条 総会は、全会員をもって構成する。

 

(総会の種別)

第14条 総会は、定期総会及び臨時総会とする。

2 定期総会は、毎年4月に開催する。

3 臨時総会は、会長が必要と認めたとき、全会員の3分の1以上から会議の目的たる事項を示して請求があったとき及び第8条第1項第6号の規定により監事から請求があったときに開催する。

 

(総会の招集)

第15条 総会は、会長が招集する。

2 総会を招集するときは、会員に対し、会議の目的、内容、日時及び場所を示して、会議の20日前までに通知しなければならない。

 

(総会の審議事項)

第16条 総会は、次の事項を審議し、議決する。

(1)各部会の活動計画及び活動報告に関する事項

(2)予算及び決算に関する事項

(3)役員の選任及び解任に関する事項

(4)規約の変更に関する事項

(5)会員からの意見・提案に関する事項

 

(総会の議長)

第17条 総会の議長は、その総会に出席した会員の中から選任する。

(総会の定足数)

第18条 総会は、全会員の2分の1以上の出席がなければ開催することができない。ただし、委任状(回覧による委任の意思を含む)を提出した会員は、出席者とみなすものとする。

 

(総会の議決)

第19条 総会の議事は、出席した会員の過半数をもって決し、可否同数のときは、議長の決するところによる。

 

(総会の議事録)

第20条 総会の議事については、次の事項を記載した議事録を作成しなければならない。

(1)日時及び場所

(2)会員の現在数及び出席者数(委任状を提出した会員を含む)

(3)開催目的、審議事項及び議決事項

(4)議事の経過の概要及びその結果

 

2 議事録には、議長及びその総会において選任された議事録署名人1名以上の署名押印をしなければならない。

 

第4章 役員会

(役員会の構成)

第21条 役員会は、役員(監事を除く)、をもって構成する。

 

(役員会の招集)

第22条 役員会は、会長が必要と認めたときに招集する。

 

(役員会の審議事項)

第23条 役員会は、会長が議長となり、次の事項を審議し、議決する。

(1)総会に付議すべき事項

(2)総会において議決された事項の執行に関する事項

(3)その他総会の議決を要しない会務の執行に関する事項

 

第5章 会計

(経費)

第24条 本会の経費は、本会の運営に関する経費は、調布市からの交付金およびその他の収入をもってあてる。

 

 

(会計年度)

第25条 本会の会計年度は毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終わる。

 

第6章 雑則

(委任)

第26条 この規約に定めるもののほか必要な事項は、総会又は役員会の議決を経て、別に会長が定める。

 

附則

 

この規約は、平成25年4月1日から施行する。


個人情報取り扱い手続き

1.    当規定の趣旨

サレジオ団地自治会(以下、当自治会という)では、防災部会を中心に被災時の自治会

・世帯支援のための個人情報を自治会員承諾のもと収集し、これを適正に管理する。

自治会役員および防災委員会委員、広報部会委員はこの規定を順守しなければならない。

収集した情報に個人のセンシティブな情報は無いが、一人住まいの高齢者等が分かるもの

もあるので、防犯上も情報の管理は大切である。

 

2.    自治会で管理する個人情報一覧(対象の個人情報)と対策

情報名

記録形式

管理方法

情報管理責任者

廃棄方法

世帯の実態調査票

(3年毎に更新)

(情報区分:秘密)

当自治会員が提出した調査票をファイルし管理責任者の自宅書棚に置く

防災部会長

不要になった古い情報は裁断処理の上廃棄

実態調査集計表

(情報区分:秘密)

電子ファイル

管理責任者の自宅パソコンにアカウントのパスワードとファイルのパスワードを設定する

防災部会長

パソコンからの削除を行う

 

サレジオ団地自治会地域内高齢者居住地図

(情報区分:秘密)

電子ファイル

同上

防災部会長

同上

サレジオ団地自治会地域内高齢者居住地図

(情報区分:秘密)

自治会役員・防災部会委員および協力自治会員に配布する

 

自治会役員・防災委員会委員

不要になった古い情報は裁断処理の上廃棄

避難行動要支援者名簿

(情報区分:秘密)

防災部会長宅書庫

防災部会長

市に返却

情報区分 秘密:許可された者のみに開示 公開:掲示板等公に開示          (避難行動要支援協定締結により 2018.5.22改定)

 

3.    例外規定

個人の生命,身体又は財産の安全を守るため,緊急かつやむを得ないと認められる場合、

保有している高齢者居住に関する情報を安否確認・避難誘導・救助救出・救急援護活動

 

などの必要に応じて,防災関連機関などに開示出来るものとする。